Tấm áo mới của các cơ quan hành chính 

Cuối năm 2024, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội lần đầu tiên giới thiệu Chatbot thử nghiệm 6 ứng dụng AI gồm: Claude Sonet của Amazon; ChatGPT của OpenAI; Llama của Meta; Gemini của Google; Mitral của Pháp; Hanoi virtual Assistant. Hệ thống trợ lý ảo AI dùng để phục vụ xử lý công việc tại cơ quan. 

Đặc biệt “Hanoi virtual Assistant” là sản phẩm công nghệ được “may đo” mang dấu ấn riêng, nội địa hóa, do Văn phòng UBND thành phố phối hợp với Công ty Asus Việt Nam và Công ty D2S nghiên cứu, xây dựng, để đáp ứng nhu cầu và điều kiện đặc thù của hệ thống hành chính Thủ đô Hà Nội.

Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào cơ quan hành chính nhà nước không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, mà còn góp phần thực hiện chủ trương tinh giản bộ máy hành chính – một vấn đề trọng tâm trong cải cách hành chính tại Việt Nam hiện nay. Trong đó mục tiêu là cắt giảm biên chế nhưng vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp. 

AI hỗ trợ tốt điều này bằng việc tự động hóa các quy trình thủ tục hành chính, giảm số lượng cán bộ phải trực tiếp xử lý hồ sơ. Ví dụ, trợ lý ảo AI tại TP.HCM giúp giảm 30% khối lượng công việc trong giải đáp thắc mắc về thủ tục thuế, giúp các cán bộ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

AI giúp tăng tốc độ xử lý công việc hành chính, giảm thời gian giải quyết thủ tục từ 15 ngày xuống chỉ còn 5 ngày như trong trường hợp hệ thống giải quyết thủ tục trực tuyến tại TP.HCM.

Nhờ AI giám sát quy trình làm việc, tự động phát hiện các dấu hiệu bất thường hoặc gian lận, tránh tình trạng nhũng nhiễu khi người dân tiếp cận dịch vụ công.

Một lo ngại trong quá trình tinh giản bộ máy hành chính là nguy cơ giảm hiệu quả phục vụ. Tuy nhiên, AI chứng minh rằng chúng giúp duy trì hoặc thậm chí nâng cao chất lượng dịch vụ.

Ví dụ như trợ lý ảo của Cổng Dịch vụ Công Quốc gia giúp vận hành hệ thống tổng đài ảo hỗ trợ người dân 24/7, người dân tiếp cận thông tin nhanh chóng mà không cần đến trực tiếp cơ quan hành chính.

Sự lột xác của nền hành chính công

Trước đây, bộ máy hành chính Việt Nam vẫn chịu ảnh hưởng của tư duy hành chính giấy tờ, thủ công, khiến quá trình giải quyết công việc kéo dài và kém hiệu quả. Tuy nhiên, việc mạnh dạn ứng dụng AI chứng tỏ các cơ quan nhà nước đang dịch chuyển sang tư duy "chính phủ số", lấy công nghệ làm nền tảng để vận hành bộ máy hành chính linh hoạt, hiện đại và hiệu quả hơn, tạo ra lợi thế cạnh tranh trong khu vực và toàn cầu.

Một bộ máy hành chính sẵn sàng ứng dụng AI cũng đồng nghĩa với việc chấp nhận đổi mới sáng tạo và không ngại thử nghiệm những giải pháp mới. Điều này mở đường cho các công nghệ tiên tiến khác như blockchain trong quản lý hồ sơ công dân, dữ liệu lớn (big data) trong hoạch định chính sách, hay điện toán đám mây trong lưu trữ và xử lý dữ liệu hành chính.

Thế giới đang trong cuộc đua ứng dụng AI vào quản lý hành chính công. Những quốc gia như Estonia, Singapore hay Trung Quốc... đều đã xây dựng hệ thống quản lý nhà nước hiện đại dựa trên AI. Nhưng để triển khai AI và các công nghệ mới thành công trong quản lý hành chính công, các quốc gia phải đầu tư vào hạ tầng công nghệ, đào tạo nguồn nhân lực và xây dựng khung pháp lý phù hợp. 

Như Estonia đã xây dựng hệ thống X-Road, một nền tảng kết nối dữ liệu liên thông giữa các cơ quan chính phủ, cho phép AI truy cập và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác. Nhờ đó, 99% dịch vụ công ở Estonia có thể thực hiện trực tuyến, giúp giảm chi phí hành chính và tăng cường hiệu quả quản lý. 

Trung Quốc đã đầu tư mạnh vào các trung tâm dữ liệu, điện toán đám mây và mạng 5G để hỗ trợ AI trong giao thông, hành chính công và quản lý đô thị.

Singapore đã triển khai chương trình AI for Everyone và AI for Industry, nhằm đào tạo công chức nhà nước về ứng dụng AI trong công việc hành chính. Đến năm 2023, hơn 10.000 công chức đã được trang bị kiến thức về AI, giúp họ áp dụng công nghệ này trong các bộ ngành một cách hiệu quả.

EU tiên phong trong việc ban hành Đạo luật AI, quy định rõ mức độ rủi ro của các ứng dụng AI trong hành chính công và yêu cầu minh bạch trong xử lý dữ liệu. Nhờ có luật này, các cơ quan chính phủ phải đảm bảo AI không vi phạm quyền riêng tư và không có sự phân biệt đối xử trong xử lý hồ sơ hành chính. 

Chính phủ Hoa Kỳ đã ban hành hướng dẫn sử dụng AI trong khu vực công, yêu cầu các cơ quan phải công khai quy trình vận hành AI, tránh sai lệch trong ra quyết định hành chính. Điều này giúp đảm bảo AI hoạt động minh bạch, tránh việc công dân bị đối xử không công bằng trong các dịch vụ hành chính.

Việt Nam có thể học hỏi từ các mô hình thành công trên thế giới để đẩy nhanh quá trình ứng dụng AI trong quản lý nhà nước, góp phần xây dựng một nền hành chính thông minh, hiệu quả và minh bạch hơn.