Trong nhiều năm qua, HIS được xem là “trái tim số” của bệnh viện hiện đại. Từ tiếp đón, khám chữa bệnh, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh cho tới thanh toán và quản trị, mọi quy trình đều xoay quanh hệ thống này. Chính vì vậy, khi HIS gặp sự cố, tác động không dừng ở một bộ phận, mà lan rộng tới toàn bộ hoạt động khám chữa bệnh.

Tôi từng tham gia một dự án HIS tại một bệnh viện lớn ở Hà Nội. Trước thời điểm go-live, các chuyên gia đã nhiều lần cảnh báo về những rủi ro cốt lõi: bộ mã chưa được chuẩn hóa, kiến trúc tích hợp HIS-LIS-PACS chưa hoàn thiện, và việc lựa chọn nhà thầu còn thiên về giá hơn là năng lực tổng thể. Tuy nhiên, dưới áp lực tiến độ và mong muốn “chạy sớm để kịp kế hoạch”, dự án vẫn được đưa vào vận hành.

Chỉ sau một thời gian ngắn, các vấn đề bắt đầu bộc lộ. Kết quả xét nghiệm không trả đúng hồ sơ bệnh án, dữ liệu chẩn đoán hình ảnh không liên thông với quá trình điều trị, nhân viên y tế phải nhập liệu nhiều lần trên các hệ thống khác nhau. Cuối cùng, bệnh viện buộc phải “đạp đi xây lại” một phần hệ thống. Một phần chi phí đầu tư ban đầu trở thành chi phí chìm, trong khi mức độ ngưng trệ vận hành lớn gấp nhiều lần phần phải sửa.

Nguyên nhân sâu xa của những thất bại như vậy là việc xem HIS như một dự án công nghệ thông tin thuần túy. Trên thực tế, HIS là hệ thống chịu sự ràng buộc trực tiếp của hàng loạt chính sách quản lý nhà nước, đặc biệt là bảo hiểm y tế (BHYT), quản lý ngành dược và các yêu cầu về định danh y tế.

BHYT không chỉ là câu chuyện thanh toán. Đây là một chuẩn dữ liệu quốc gia buộc mọi hệ thống HIS phải tuân thủ. Từ danh mục dịch vụ kỹ thuật, mã ICD, hồ sơ bệnh án điện tử cho tới yêu cầu liên thông dữ liệu khám chữa bệnh, tất cả đều được chuẩn hóa ở cấp quản lý. Nhiều bệnh viện chỉ thực sự “ngấm” điều này khi bước vào giai đoạn quyết toán: dữ liệu lệch chuẩn, hồ sơ bị treo, chi phí bị xuất toán. Khi đó, HIS không còn là công cụ hỗ trợ, mà trở thành áp lực lớn cho đội ngũ vận hành.

Ngành dược là một điểm nghẽn khác thường bị đánh giá thấp trong các dự án HIS. Các yêu cầu quản lý thuốc, vật tư và sinh phẩm ngày càng chặt chẽ, đòi hỏi khả năng truy vết theo lô, hạn dùng và danh mục chuẩn. Nếu bộ mã dược không được chuẩn hóa ngay từ đầu, HIS và hệ thống quản lý dược sẽ không “nói cùng một ngôn ngữ”. Trong nhiều dự án tôi từng tham gia, rủi ro không nằm ở kỹ thuật, mà ở việc mỗi khoa, mỗi phòng sử dụng một cách gọi thuốc khác nhau, nhưng lại kỳ vọng hệ thống tự hiểu và tự liên thông.

Bên cạnh đó, xu hướng định danh bệnh nhân và nhân sự y tế đang tạo áp lực ngày càng lớn lên HIS. Dữ liệu không chỉ cần đầy đủ, mà phải chính xác, xuyên suốt và không trùng lặp. Nếu triển khai hệ thống theo kiểu “chạy nhanh cho kịp tiến độ”, sai dữ liệu ngay từ ngày đầu sẽ kéo theo chi phí sửa sai ngày càng lớn. Đến một thời điểm nhất định, việc chỉnh sửa cục bộ không còn hiệu quả, và phương án “đập đi làm lại” trở thành lựa chọn bất đắc dĩ.

Một câu hỏi thường được đặt ra khi triển khai HIS là nên lựa chọn phần mềm trong nước hay quốc tế. Sau nhiều năm trải nghiệm, tôi cho rằng không có hệ thống nào là tốt nhất, chỉ có hệ thống phù hợp nhất. HIS trong nước thường phù hợp với các bệnh viện phục vụ đại chúng, lấy BHYT làm trụ cột và cần tuân thủ sát các quy định trong nước. HIS quốc tế phù hợp với các bệnh viện tư nhân cao cấp, định vị dịch vụ và trải nghiệm người bệnh, nhưng chi phí đầu tư, vận hành và yêu cầu quản trị cũng cao hơn rất nhiều.

Sai lầm lớn nhất là lựa chọn HIS theo xu hướng, không xuất phát từ chiến lược định vị bệnh viện. HIS không phải là quyết định riêng của phòng công nghệ thông tin, mà là quyết định mang tính chiến lược của chủ đầu tư và ban điều hành. Nếu định vị không rõ ràng, dù lựa chọn hệ thống trong nước hay quốc tế, rủi ro triển khai vẫn ở mức cao.

Từ góc độ quản trị rủi ro, triển khai HIS cần được nhìn nhận như một rủi ro chiến lược và rủi ro vận hành cốt lõi, chứ không chỉ là rủi ro CNTT. Việc bỏ qua cảnh báo chuyên gia, chưa chuẩn hóa dữ liệu và chưa sẵn sàng về chính sách có thể dẫn tới gián đoạn hoạt động y tế, suy giảm chất lượng dịch vụ và tổn thất tài chính kéo dài.

Sau hơn 20 năm gắn bó với các dự án HIS, điều tôi muốn chia sẻ không phải là sự lo ngại, mà là một lời nhắc nhẹ: Go-live không phải là đích đến, mà là điểm không thể quay lại. Trong triển khai HIS, làm đúng ngay từ đầu luôn rẻ hơn rất nhiều so với việc “đập đi xây lại” sau này.