Những thách thức khi làm việc từ xa

Khi bước sang một thập kỷ mới, ngành Nhân sự đã có những bước phát triển vượt bậc. Song, “sự sống” của các doanh nghiệp đang bị đe dọa bởi những tác động đa chiều từ đại dịch Covid-19. Vì thế, để có thể hạn chế tối đa những ảnh hưởng, đồng thời thực thi lời phát động với chủ trương “Hãy ở nhà nhiều nhất có thể” từ Chính Phủ, làm việc từ xa được coi là giải pháp thiết thực nhất hiện nay giúp doanh nghiệp tránh rơi vào tình trạng đóng băng dẫn đến thua lỗ, thậm chí phá sản.

Tuy nhiên, tại Việt Nam, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ chiếm đến 90%, hoạt động quản lý thường gắn liền với giấy tờ, Excel, phòng họp… Vì thế, khi buộc phải làm việc tại nhà đã hạn chế các giao tiếp trực tiếp làm đội ngũ nhân sự “trở tay không kịp” trong việc theo dõi, kiểm soát tiến độ và hiệu quả làm việc của nhân viên khi không thể ở bên cạnh họ trong lúc làm việc.

Tin nên đọc

TP.HCM lên kế hoạch giảm 50% tiền thuê đất cho doanh nghiệp ngưng hoạt động

Đại tướng của lòng dân

Bị 'chê' giảm lãi suất cho có, NHNN sẽ công khai kết quả giảm lãi suất từng ngân hàng trong tháng

Giải pháp căn cơ nào để gỡ 'điểm nghẽn' hàng hóa tại cảng biển?

Theo đó, chia sẻ tại hội thảo “Quản trị nhân sự, duy trì hiệu suất làm việc từ xa”, ngày 18/8, chuyên gia nhân sự Phan Sơn - Giám đốc chuyên môn tại Học viện Quản trị HRD Academy đã chỉ ra 9 rào cản khi làm việc từ xa gồm:

Các vấn đề làm việc nhóm và giao tiếp (57,1%); các yếu tố phân tâm ở nhà (48,5%); duy trì sự tương tác/tác động của tập thể (46,2%); không gian làm việc thực tế (44,2%); cách ly xã hội (38,8%); cơ sở hạ tầng công nghệ (36,8%); ranh giới mờ nhạt giữa cuộc sống cá nhân và công việc (35,8%); lo lắng về tác động của Covid-19 (35,5%); không có quyền truy cập các công cụ/thông tin cần thiết (35,5%).

Bên cạnh việc bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh, ông Phan Sơn nhận định, những rào cản từ việc không có hệ thống quy trình, quy định, văn hóa doanh nghiệp và công cụ quản lý từ xa là thách thức lớn nhất. Bởi trước Covid-19, hầu hết các doanh nghiệp Việt đều chưa có thói quen làm việc từ xa, tương tác hoàn toàn trên môi trường trực tiếp.

Đồng thời, sợi dây liên kết giữa nhân viên với lãnh đạo và người làm nhân sự khá mong manh, khiến thông tin truyền đạt thiếu sự đồng nhất, thông suốt và bị trễ, gây ảnh hưởng đến hiệu suất, giảm sút về doanh số.

Cũng theo ông Sơn, hiệu suất của nhân sự khi làm việc từ xa sẽ chịu tác động từ 4 yếu tố chính: Hệ thống quy trình/quy định và công nghệ; năng lực nhân viên; văn hóa doanh nghiệp và ảnh hưởng từ lãnh đạo.

"Ứng dụng công cụ phần mềm quản lý vào triển khai công việc là chìa khoá để vận hành doanh nghiệp từ xa. Bởi không thể tương tác trực tiếp thì chỉ khi sử dụng các ứng dụng mới đảm bảo tính kết nối để có sự gắn kết, tạo động lực làm việc cho nhân viên ngay trên môi trường số" - ông Sơn nhấn mạnh.

Đi tìm lời giải cho bài toán năng suất 

Trong một chia sẻ cách đây không lâu, ông Thân Đức Việt - Tổng giám đốc Công ty May 10 cho rằng, chuyển sang môi trường làm việc trực tuyến là điều cần thiết trong bối cảnh hiện nay. Tuy nhiên, do đặc thù doanh nghiệp sản xuất nên vẫn phải duy trì đội ngũ công nhân làm việc trực tiếp, nhưng những công đoạn, phòng ban nào có thể làm trực tuyến thì cần thực hiện ngay.

Ông Việt lấy ví dụ, trước đây, trước khi xuất khẩu lô hàng, phía đối tác sẽ cử người sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp từng đường may, chất liệu cho đến kiểu dáng. Nhưng khi đại dịch khiến đi lại, giao thương khó khăn, May 10 đã linh hoạt áp dụng kiểm hàng trực tuyến bằng cách quay video, họp trực tuyến với khách hàng…

Do đó, có thể thấy, tác động của đại dịch khiến công tác quản lý nhân sự cũng trở nên “đa sắc” hơn, khi bức tranh cũ đã được tô vẽ thêm những gam màu mới, không chỉ là màu sắc của việc cắt giảm nhân sự, giảm lương thưởng... mà nhìn ở khía cạnh tích cực, Covid-19 đã tạo ra màu sắc của sự chuyển đổi, cải tiến để thích nghi với bối cảnh mới.

Chia sẻ bộ giải pháp quản lý nhân sự trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, bà Đinh Thị Thúy - Tổng giám đốc Công ty Cổ phần MISA cho biết, đây cũng là công cụ để MISA vận hành doanh nghiệp từ xa với gần 2.500 nhân sự toàn quốc, đồng thời giúp hơn 12.000 doanh nghiệp sử dụng để duy trì hiệu suất khi làm việc tại nhà.

Bà Thúy nhấn mạnh, bộ giải pháp quản lý nhân sự này được xây dựng với đầy đủ các mảng nghiệp vụ: Quản lý nhân sự; chính sách lương thưởng và phúc lợi; tuyển dụng; đào tạo và phát triển.

Nhờ kết nối với các hệ thống nội bộ như quản lý bán hàng, kế toán… và tích hợp các đối tác thứ 3 như sàn tuyển dụng, cơ quan bảo hiểm xã hội/thuế… mà người làm công tác nhân sự có thể làm việc được ở bất cứ đâu. Hệ thống cũng tự động ghi nhận các dữ liệu liên quan như doanh số từng nhân viên, thông tin hồ sơ ứng viên/nhân viên, tính lương, thuế thu nhập… giúp người làm nhân sự tiết kiệm được tối đa thời gian.

"Khi “online hóa” toàn bộ quy trình như vậy cũng mang tới trải nghiệm làm việc từ xa tốt nhất cho nhân viên. Việc báo cáo từ xa dễ dàng hơn, nhân viên được ghi nhận thành tích chính xác, khách quan và nhanh chóng. Nhà quản lý cũng nắm bắt được tiến độ chung của bộ phận, dễ phát hiện “điểm nóng” để xử lý kịp thời hơn" - bà Thuý cho hay.

Ông Mạc Quốc Anh - Phó chủ tịch, Tổng thư ký Hanoisme nhấn mạnh, nếu doanh nghiệp muốn “sống sót” qua mùa dịch thì chuyển đổi số, áp dụng công nghệ, nhất là các giải pháp quản lý tổng thể về quản trị doanh nghiệp sẽ là “cứu tinh”. Các giải pháp công nghệ được tích hợp với quy trình làm việc sẽ giúp các doanh nghiệp đảm bảo tiến độ, triển khai công việc hiệu quả, hỗ trợ lãnh đạo tạo ra các quyết định phù hợp.

“Làm việc từ xa có những thử thách mới, nếu các doanh nghiệp có quy trình làm việc chuẩn, văn hóa công ty xây dựng tốt, cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng thì tôi tin chắc rằng hiệu quả của doanh nghiệp đó sẽ tốt” - ông Mạc Quốc Anh nói.

Ngoài ra, để duy trì hiệu suất làm việc từ xa, các chuyên gia cho rằng, doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa đoàn kết, thích ứng và thay đổi nhanh, lãnh đạo phải luôn đồng hành, chia sẻ tháo gỡ khó khăn kịp thời.

"Quản trị doanh nghiệp bao gồm các hoạt động quản lý chuỗi cung ứng, kinh doanh, cơ sở sản xuất cho đến hoạt động của đội ngũ nhân sự, nên với điều kiện phải làm việc từ xa, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn. Do đó, các doanh nghiệp cần thay đổi tư duy, nắm bắt công nghệ... tự tạo cơ hội trong cuộc chơi công nghệ số, nhất là trong lúc ảnh hưởng của dịch càng minh chứng cho điều đó".

Phó chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hanoisme Mạc Quốc Anh