Gian nan đưa doanh nghiệp Việt lên online 

Những năm gần đây, đặc biệt trong đại dịch Covid-19, chủ đề digital workplace (không gian làm việc số) dành được rất nhiều quan tâm của giới quản trị kinh doanh thế giới. Ở Việt Nam, quá trình chuyển đổi số đang được thúc đẩy kể từ sau đại dịch, nhưng khái niệm về một digital workplace vẫn còn khá mờ nhạt với các nhà quản trị doanh nghiệp Việt.

Nói về tính hiệu quả khi xây dựng không gian làm việc số tại doanh nghiệp, ông Đỗ Danh Thanh, Phó Tổng Giám đốc phụ trách dịch vụ Chuyển đổi số và Chiến lược Công nghệ Thông tin (Deloitte Việt Nam), nêu ví dụ, trong lĩnh vực thầu xây dựng có rất nhiều tài liệu. Khi có chi tiết phải sửa đổi, với hồ sơ 200 trang sẽ không vấn đề gì, nhưng lên đến cả 500 trang hay 1.000 trang thì đó là vấn đề lớn.

Nhưng khi ứng dụng không gian số làm việc, ví dụ những sản phẩm online của Google như Google Docs…, tất cả mọi người có thể cùng sửa và tạo nên một file hoàn chỉnh, rút ngắn thời gian. Đó là một trong những ví dụ ứng dụng không gian số làm việc đơn giản nhất mà những công ty như Deloite đang áp dụng.

“Khi mọi người sử dụng thiết bị di động, các phần mềm, ứng dụng trên điện thoại thông minh để làm việc thì công ty đó đã tiệm cận đến digital workplace”, ông Danh Thanh nói.

Thế nhưng, vị chuyên gia của Deloitte Việt Nam cũng thừa nhận, quá trình xây dựng không gian làm việc số tại Việt Nam vẫn khó khăn, ngay cả ở các doanh nghiệp lớn.

“Những doanh nghiệp Mỹ vào Việt Nam có quy trình vận hành phải tuân thủ theo hàng trăm năm nay. Doanh nghiệp lớn có tiềm lực về kinh tế thì việc đầu tư công nghệ và chuyển đổi số mạnh mẽ và nhanh hơn; nhưng để làm thay đổi hoàn toàn quy trình và văn hóa làm việc thì không dễ, cần thời gian thay đổi. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), họ thích ứng nhanh hơn, với số lượng nhân viên nhỏ, việc đào tạo, hướng dẫn, điều chỉnh để chuyển đổi số nhanh hơn”, ông Danh nói.

Hàng Việt cho người Việt

Hiện nay, trên thị trường không thiếu các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số. Tuy vậy, khi tư vấn chuyển đổi số cho khoảng 600 doanh nghiệp trong một năm qua (trong đó 95% doanh nghiệp SME, 5% là doanh nghiệp lớn và rất lớn), bà Nguyễn Thị Lan Hương, Giám đốc Tăng trưởng Nền tảng GapoWork cho biết, hiện nhận thức của doanh nghiệp SME Việt Nam về digital workplace chưa đầy đủ.

Đơn cử, doanh nghiệp SME mới chỉ tiếp cận từng phần của công nghệ và hiện vẫn dùng rất nhiều ứng dụng khác nhau để hỗ trợ công việc. Họ thường có xu hướng “thử công nghệ - không phù hợp – đổi công nghệ khác– thử công nghệ mới” vì với quy mô nhỏ, họ không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi việc thay đổi nền tảng.

Nhưng với tập đoàn lớn, họ tiếp xúc nhiều với thông tin, nhiều tư vấn và có cả bộ phận nghiên cứu chuyển đổi số thì nhận thức tốt hơn việc hợp nhất và tối ưu công nghệ cho quản trị. Bên cạnh đó, do quy mô lớn nên họ cân nhắc rất kỹ lưỡng khi lựa chọn nền tảng chuyển đổi số vì chỉ một thay đổi nhỏ sẽ ảnh hưởng tới hàng nghìn người.

Tuy nhiên, theo bà Hương, dù là tập đoàn hay doanh nghiệp SME, khi xây dựng một không gian làm việc số thì phải xây dựng một nền tảng, một super app có tất cả các tác vụ tích hợp với nhau, được quy hoạch theo các luồng và sử dụng thông qua tài khoản định danh của từng người, sẽ giúp tiết kiệm thời gian chuyển app, quản lý tài nguyên.

Thế nhưng, Việt Nam vẫn thiếu một siêu ứng dụng có thể giúp hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp toàn diện. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp Việt phải tìm đến các giải pháp của nước ngoài, với mức chi phí khá cao so với mặt bằng chung.

“Tôi từng biết có một công ty, để sống qua mùa Covid-19 thì phải sử dụng digital workplace của nước ngoài, họ phải chi trả 40.000 -80.000 USD/tháng. Đây là chi phí quá sức với doanh nghiệp Việt Nam. Nếu với các giải pháp của Việt Nam, chi phí chỉ bằng 1/4”, bà Hương cho hay.

Ngoài ra, theo đại diện của GapoWork, nguyên nhân lãng phí trong quá trình chuyển đổi số là do doanh nghiệp chưa có quy hoạch về sử dụng các nền tảng công nghệ. Bởi trong đại dịch, doanh nghiệp phải xoay chuyển rất nhanh, sẽ phải chuẩn bị gấp nguồn tiền cho việc chuyển đổi số. Hay trong quá trình tìm giải pháp công nghệ, họ không tìm được đơn vị tư vấn đủ tầm, nên dễ mua phải những sản phẩm “mất tiền nhưng không dùng được”, có công nghệ nhưng không chuyển đổi được văn hóa, hành vi.

Vì vậy, bà Hương cho rằng, không phải chi phí là rào cản của công cuộc chuyển đổi số doanh nghiệp, mà chính là nhận thức và sự quyết tâm của đội ngũ lãnh đạo cấp cao. Ngoài ra là khả năng tiếp cận công nghệ của nhân sự.

“Trong một doanh nghiệp, không phải nhân sự nào cũng được đào tạo để làm công việc văn phòng. Ví dụ các mô hình logistics, F&B, có nhiều nhân sự ít tiếp cận với công nghệ như nhân viên siêu thị, lái xe đường dài… Hoặc về mật độ tuổi, thói quen công nghệ khác nhau, làm sao để chọn một công cụ công nghệ dễ dùng, không tốn thời gian đào tạo cho doanh nghiệp đó cũng mất thời gian”, bà Hương nói.