Đối với hầu hết các công ty, thay đổi văn phòng là một việc ngán ngẩm gây gián đoạn đến hoạt động. Nhưng công ty lợi ích cộng đồng What Works Wellbeing đã làm việc đó 6 lần trong vòng 8 năm.

What Works Wellbeing, một công ty chuyên phân tích và tìm ra những cách thức để cải thiện môi trường làm việc, không bao giờ thuê mướn văn phòng trong thời gian dài. Ngược lại, họ trả phí để sử dụng một không gian văn phòng dùng chung, chỉ ba ngày một tuần, làm trụ sở chính tại London. Cứ mỗi tháng, công ty này thực hiện một ngày làm việc đội ngũ “team days”, tạm mở rộng không gian làm việc với phòng họp và thêm nhiều bàn làm việc.

Nancy Hey, Giám đốc điều hành của hãng cho biết: “Chúng tôi có thỏa thuận với nhiều công ty, tổ chức khác để làm việc cạnh nhau, chia sẻ không gian văn phòng”.

Bà Hey tiên phong cho một xu hướng mới có tên “văn phòng linh động” (flexible office). Dù WeWork, công ty nổi tiếng nhất trong lĩnh vực cho thuê văn phòng chia sẻ, đã phá sản sau nhiều năm quản lý yếu kém, mô hình của họ vẫn tiếp tục được sử dụng rộng rãi.

Ý tưởng có phần tương tự với “co-working”, với nhiều công ty chia sẻ một văn phòng, nhưng thêm vào rất nhiều hình thức mới. Chẳng hạn nhiều văn phòng cho thuê bao gồm văn phòng giám đốc điều hành riêng, phòng “vườn ươm” khởi nghiệp, thậm chí có cả văn phòng và bàn làm việc được cho thuê theo giờ.

Trong thời gian qua, “Co-working” đã trở thành một thể loại văn phòng phổ biến, nhắm đến các cá nhân và công ty start-up. Nhưng mô hình “văn phòng linh động” lại thu hút các công ty có tầm cỡ lớn hơn. Xu hướng này thích hợp hơn cho môi trường làm việc hậu đại dịch Covid -19, cho phép các công ty thỏa mãn nhu cầu làm việc văn phòng và làm việc tại nhà.

Nhu cầu thay đổi trong cách làm việc hậu Covid -19 đã gây chao đảo trong ngành bất động sản cho thuê làm văn phòng.

Theo dữ liệu của hãng nghiên cứu CoStar, tỷ lệ văn phòng trống tại Anh Quốc và Mỹ vẫn đang lơ lửng ở mức cao kỷ lục. Điều này dẫn đến rất nhiều sự sụp đổ đáng kinh ngạc về giá: Tòa nhà văn phòng lớn nhất tại St Louis, từng là văn phòng AT&T Tower, vốn từng được bán với giá 205 triệu đô la vào 2006, nay sắp sửa được đấu giá với giá khởi điểm chỉ 2,5 triệu đô la.

Nhiều văn phòng dư thừa sẽ được chuyển đổi thành khu vực nhà ở, nhưng trong nhiều trường hợp, luật quy hoạch khắt khe hay cơ cấu xây dựng không thích hợp đang ngăn cản công cuộc thích ứng của ngành bất động sản thương mại.

Hầu hết các công ty vẫn mong muốn sở hữu không gian văn phòng, với rất ít lãnh đạo công ty ủng hộ cho phong trào làm việc tại nhà. Tuy vậy, đây vẫn là “thị trường người mua”, với quá nhiều người không sẵn sàng ký hợp đồng thuê mướn văn phòng từ 5 đến 10 năm.

Các công ty, doanh nghiệp lại tìm đến các giải pháp linh hoạt hơn, thường được gọi là “hợp đồng thuê mướn ngắn hạn với khả năng mở rộng và thu hẹp tùy theo nhu cầu”, theo báo cáo của hãng tư vấn bất động sản CBRE.

Áp lực người thuê mướn ngừng tiếp tục hợp đồng bất kỳ lúc nào đã đè nặng áp lực lên chủ sở hữu bất động sản thương mại, khiến họ phải nâng cấp không gian văn phòng để thu hút người thuê. Trong đó thậm chí bao gồm phòng gym và cả nơi chăm sóc trẻ nhỏ.

Lần đầu tiên trong lịch sử, nhân viên và các doanh nghiệp có sự tự do hơn trong việc tuyển chọn không gian làm việc phù hợp với sở thích và văn hóa của họ, thay vì phải bó buộc với văn phòng cố định được thuê dài hạn.

Tuy vậy, thể loại văn phòng linh động vẫn chiếm một tỷ lệ rất thấp, chỉ 1,7% trong tổng số các văn phòng được thuê mướn tại Mỹ - theo dữ liệu của CBRE.

Nhưng đây là một thị trường trẻ năng động, với vô vàn thể loại cho mướn ngắn hạn đang nổi lên. Một số công ty sử dụng phương thức chia sẻ cùng một văn phòng, luân phiên ngày sử dụng trong tuần.

Và lại có thể loại không gian văn phòng linh hoạt mọc lên trong các vùng dân cư, phục vụ cho đối tượng người làm việc ở nhà. Một số đối tượng làm việc từ xa gặp giới hạn trong điều kiện sống, vấn đề gia đình, tiếng ồn trẻ nhỏ,... cần có một không gian thứ ba để làm việc. Các doanh nghiệp, công ty còn hỗ trợ cho các cá nhân này mướn một không gian làm việc gần nhà.

Một phương thức khác, Spotify, hãng dịch vụ âm nhạc trực tuyến, cung cấp nhân viên một chương trình đăng ký không gian văn phòng chia sẻ nếu họ có nhu cầu.

Nancy Hey của What Works Wellbeing nói mô hình văn phòng linh động đã cho phép công ty này tự do thay đổi không gian làm việc nếu có biến cố xảy ra. Và khi họ chia sẻ không gian làm việc với các tổ chức khác có cùng mục tiêu, nó dẫn đến các mối quan hệ hợp tác rất có lợi.

Nancy Hey nói: “Trong vòng tám năm, chúng tôi đã có hơn 6 văn phòng khác nhau. Chúng tôi nghĩ rằng sẽ rất hữu ích nếu bạn chia sẻ không gian làm việc với những ai có tính chất tương tự”.

IWG, đối thủ cạnh tranh của WeWork, cho biết họ đã tung ra một chương trình mở rộng lớn, thêm hơn 1000 không gian làm việc trong toàn hệ thống toàn cầu, với hầu hết các không gian văn phòng nằm trong các khu dân cư, vùng xa xôi hẻo lánh trong các thị trấn, thành phố nhỏ.

Những không gian văn phòng linh động trong các thị trấn, vùng dân cư nhỏ này có tiềm năng trở thành các tụ điểm cho cộng đồng dân cư địa phương.

Một nhân viên làm việc từ xa của What Works Wellbeing là Joanne Smithson, sinh sống tại phía Bắc Anh Quốc. Bà làm việc từ xa tại một bàn cạnh với đội ngũ sức khỏe cộng đồng của hội đồng thị trấn địa phương. Điều này cho phép Smithson tiếp cận chuyên môn về sức khỏe và tạo ra nhiều mối quan hệ hợp tác ngẫu hứng trong lúc cùng nhau sinh hoạt, ăn trưa. Bà cho rằng cách làm việc này hiệu quả hơn là các cuộc gặp gỡ với đội ngũ trong cùng công ty, né tránh việc đi theo tư duy nhóm.

Khá là mỉa mai khi mô hình văn phòng linh hoạt đang dần nổi lên sau khi WeWork, hãng khởi xướng phong trào này, đã phá sản. Đồng sáng lập WeWork, Adam Neumann, từng nói: “WeWork đã thất bại trong việc khai thác một sản phẩm đang ngày càng trở nên cần thiết hiện nay”.