Khi phần mềm được mua trước tư duy quản trị, số hóa không giúp doanh nghiệp an toàn hơn mà chỉ khiến rủi ro lan nhanh hơn. Và trong cuộc chơi này, cái giá phải trả thường đến sớm hơn người ta nghĩ.

Trong hơn 20 năm tham gia tư vấn và triển khai các hệ thống ERP cho doanh nghiệp Việt, tôi chứng kiến một nghịch lý ngày càng phổ biến: doanh nghiệp càng nhỏ thì càng sốt sắng chuyển đổi số, nhưng lại càng thiếu chuẩn bị về quản trị rủi ro. Nhiều lãnh đạo tin rằng chỉ cần chọn đúng phần mềm, thuê đúng đối tác công nghệ thì doanh nghiệp sẽ “lột xác”. Thực tế cho thấy, không ít doanh nghiệp số hóa rất nhanh để rồi mất kiểm soát cũng nhanh không kém.

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuyển đổi số không phải là cuộc chơi có thể “thử rồi sửa”. Họ không có nhiều dư địa để sai. Dòng tiền mỏng, nhân sự kiêm nhiệm, hệ thống quản trị chưa hoàn chỉnh khiến mỗi quyết định sai trong chuyển đổi số đều để lại hậu quả rõ ràng. Có doanh nghiệp chỉ sau một năm triển khai ERP đã rơi vào tình trạng hệ thống thì có, báo cáo thì nhiều, nhưng không ai thực sự tin số liệu. Quyết định được đưa ra nhanh hơn, nhưng lại sai nhiều hơn. Nhân sự chủ chốt rời đi vì cảm giác mất quyền kiểm soát công việc của chính mình.

Những thất bại này thường không bắt nguồn từ công nghệ, mà từ cách doanh nghiệp hiểu sai về chuyển đổi số. Sai lầm phổ biến nhất là số hóa trước khi chuẩn hóa. Nhiều doanh nghiệp mang nguyên trạng quy trình thủ công, phân vai chưa rõ, dữ liệu thiếu kỷ luật đưa thẳng vào hệ thống. Khi đó, phần mềm không giúp doanh nghiệp tốt lên mà chỉ làm cho các sai lệch lan nhanh hơn, rộng hơn và khó sửa hơn. Công nghệ không sửa được tư duy quản lý; nó chỉ phơi bày rõ hơn những vấn đề vốn đã tồn tại.

Sai lầm tiếp theo là giao toàn bộ chuyển đổi số cho IT hoặc cho nhà cung cấp. Ở nhiều doanh nghiệp, CEO ký hợp đồng xong là coi dự án như một câu chuyện kỹ thuật. Trong khi đó, CEO không nắm logic rủi ro của hệ thống mới, CFO không kiểm soát đầy đủ tổng chi phí triển khai và tác động đến dòng tiền, còn kiểm soát nội bộ hay quản trị rủi ro thì đứng ngoài cuộc. Hệ thống vẫn vận hành, nhưng không có ai chịu trách nhiệm tổng thể về những rủi ro đang hình thành bên trong doanh nghiệp.

Một ngộ nhận khác là đánh giá thành công của chuyển đổi số bằng việc hệ thống có chạy hay không. Có dashboard không đồng nghĩa với dữ liệu đúng. Có báo cáo không đồng nghĩa với quyết định an toàn. Khi mọi thứ chạy nhanh hơn nhưng nền tảng kiểm soát không vững, doanh nghiệp thực chất đang đưa rủi ro đi nhanh hơn rất nhiều lần.

Từ thực tế triển khai, tôi cho rằng doanh nghiệp vừa và nhỏ không cần chuyển đổi số ồ ạt, mà cần một lộ trình chuyển đổi số an toàn về rủi ro. Điều quan trọng đầu tiên là phải xác định rõ mục tiêu số hóa để kiểm soát, chứ không phải để phô trương. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ những khâu ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, dễ phát sinh sai sót và nếu mất kiểm soát sẽ gây hậu quả lớn. Chuyển đổi từng phần, có trọng tâm, luôn an toàn hơn chạy theo phong trào.

Trước khi đặt câu hỏi nên dùng phần mềm nào, doanh nghiệp cần tự trả lời những câu hỏi nền tảng hơn: dữ liệu có thống nhất hay không, nguyên tắc ghi nhận đã rõ chưa, và ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng về tính đúng của số liệu. Dữ liệu rác nếu được đưa vào hệ thống chỉ tạo ra báo cáo rác, chỉ khác là nhanh và nhiều hơn.

Một điểm then chốt khác là doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa hệ thống vận hành, hệ thống báo cáo quản trị và hệ thống kiểm soát, cảnh báo rủi ro. Khi các lớp này bị gộp làm một, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng có nhiều báo cáo nhưng lại thiếu khả năng kiểm soát thực sự. Đây là sai lầm mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ mắc phải ngay từ năm đầu chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là xu hướng không thể đảo ngược. Nhưng với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là cuộc chơi rủi ro cao nếu thiếu bản đồ quản trị. Không có bản đồ, doanh nghiệp không chỉ đi chậm mà rất dễ đi sai. Và trong chuyển đổi số, cái giá của việc đi sai không chỉ là chi phí đầu tư, mà còn là sự rối loạn vận hành và những quyết định quản trị lệch hướng. Câu hỏi cốt lõi không phải là có chuyển đổi số hay không, mà là ai đang thực sự kiểm soát rủi ro trong quá trình đó. Câu trả lời luôn nằm ở bàn làm việc của CEO, chứ không nằm trong phòng IT.