Tính đến năm 2024, thế hệ millennials sẽ chiếm 75% lực lượng lao động và các lựa chọn làm việc từ nhà, cách thiết kế văn phòng, các tiện ích bổ sung dành cho văn phòng đang là các khái niệm thu hút. Khi mọi người đều có thể sở hữu một bàn làm việc và máy tính cá nhân - những yếu tố cơ bản của văn phòng - tại nhà, thì nhu cầu cho văn phòng giờ đây không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng yêu cầu làm việc tối thiểu, mà còn phải tích hợp trong một môi trường dịch vụ, tạo ra trải nghiệm, tính cộng đồng và đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và đời sống cho người sử dụng.

Khác với những thiết kế văn phòng truyền thống cùng khu vực chỗ ngồi cố định và khu vực làm việc chung bị giới hạn, nhiều công ty hiện đã yêu cầu sự linh hoạt trong thiết kế văn phòng để tạo ra cơ hội hợp tác và giao lưu giữa các nhân sự hay phòng ban. Khách thuê doanh nghiệp mong muốn được làm việc trong một môi trường tiện nghi, cung cấp đầy đủ các tiện ích thiết yếu với các yếu tố cơ bản nhất được tích hợp tại cùng một không gian. Dịch bệnh khiến nhiều người thay đổi cách sử dụng văn phòng theo hướng linh hoạt hơn.

Một điểm đáng lưu ý khác của thị trường văn phòng trong và sau đại dịch Covid-19 là sự quan tâm đối với văn phòng chia sẻ (co-working). Các chuyên gia nhận định, co-working và văn phòng truyền thống không quá cạnh tranh trực tiếp với nhau. Đối tượng sử dụng chính của co-working thường là những công ty khởi nghiệp (start-up), công ty mới được thành lập và các lao động tự do. Lý do mô hình này thu hút là bởi co-working cho phép họ lựa chọn làm việc độc lập trong không gian riêng hoặc trò chuyện, trao đổi và chia sẻ ý tưởng với những người đồng quan điểm. Tuy nhiên, co-working cũng tồn tại những điểm hạn chế nhất định so với mô hình văn phòng truyền thống.

Bà Hoàng Nguyệt Minh, Giám đốc Bộ phận Cho thuê Thương mại, Savills Hà Nội cho biết, co-working là xu hướng phù hợp với các bạn trẻ thích làm việc ở ngoài, tại những nơi mà môi trường làm việc linh động hơn. Phân khúc này đặc biệt phù hợp với các công ty start-up hoặc các cá nhân làm việc tự do. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có trên 30 nhân sự sẽ quan tâm nhiều hơn đến việc tạo dựng văn hóa doanh nghiệp, thay vì chú trọng linh hoạt về chỗ ngồi. Co-woking thuận lợi cho việc linh động, nhưng không thể hỗ trợ việc xây dựng văn hóa công ty vậy nên mô hình này không phù hợp với các công ty có dự định hoạt động lâu dài.

Hiện nay, các văn phòng hạng B và C đang đạt tỷ lệ lấp đầy cao nhất thị trường, một phần là do nhiều doanh nghiệp cần có mô hình văn phòng lớn, dao động khoảng 1.000 - 2.000m2 sàn. Họ thường chọn những tòa nhà có ngân sách thuê hợp lý vừa túi tiền để có thể có chi phí đầu tư lại nội thất, thay đổi lại mô hình làm việc cho phù hợp với văn hóa công ty.

Mặt khác, đại dịch Covid-19 làm rõ hơn sự xuất hiện của một phân khúc ngách của thị trường văn phòng là văn phòng ảo. Trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19, dịch vụ văn phòng ảo được các doanh nghiệp start-up và có quy mô nhỏ xem là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp có một văn phòng hoạt động với chi phí thấp hơn so với thuê mặt bằng văn phòng.

Các nhà cung cấp văn phòng ảo giúp người thuê đăng ký địa chỉ chính thức trong toà nhà của họ kèm theo các dịch vụ như nhận thư, cung cấp phòng họp khi cần thiết. Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chỉ cần đăng ký địa chỉ văn phòng và làm việc ở bất cứ đâu. Bà Hoàng Nguyệt Minh cho biết, hiện chưa có một cơ sở pháp lý rõ ràng cho việc thiết lập các văn phòng ảo trong khi các doanh nghiệp không có chỗ ngồi thực tế hay hợp đồng thuê cụ thể mà chỉ cần một địa chỉ để đăng ký kinh doanh, đăng ký tên miền doanh nghiệp.

Những doanh nghiệp dùng mô hình này thường sẽ thuê theo tháng hoặc trả tiền thuê theo số ngày ngồi tại văn phòng. Do đó, các công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cần có trách nhiệm nhận báo cáo của các công ty thuê chỗ ngồi, và giữ liên hệ. Với tính linh động nhất định, mô hình này sẽ chỉ phù hợp với các công ty start-up hoặc mới đặt chân đến thị trường Việt Nam.

Có thể nói, nhờ sự linh hoạt của mình, các mô hình văn phòng thay thế hiện nay phù hợp với đối tượng khách hàng nhất định như lao động tự do, doanh nghiệp start-up, doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc mới đặt chân tìm hiểu thị trường Việt Nam. Còn đối với những doanh nghiệp quy mô vừa và lớn thì văn phòng truyền thống vẫn là lựa chọn được ưu tiên. Bên cạnh các yếu tố về tài chính, an toàn và sức khoẻ của nhân viên, thì đối với văn phòng truyền thống cần chú ý đến yếu tố thiết kế văn phòng để có thể tối ưu hoá và đa dạng không gian làm việc linh hoạt, tạo ra nhiều cơ hội giao lưu kết nối giữa cá nhân, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và phát triển văn hoá.

Theo khảo sát thực tế, mô hình đầu tư kinh doanh văn phòng ảo đang dịch chuyển từ làn sóng ngầm năm 2019 - 2020 thành sóng lớn đầu năm 2021. Một thương hiệu văn phòng ảo phổ biến trong giới khởi nghiệp ban đầu chỉ có địa điểm duy nhất tại một tòa nhà trên phố đi bộ Nguyễn Huệ, quận 1, TP.HCM, nay đã mở rộng ra quận 2 (Thảo Điền), Bình Thạnh (trục đường Điện Biên Phủ) và quận Thủ Đức (tọa lạc trên Quốc lộ 13) với dữ liệu khách thuê lên đến hàng nghìn doanh nghiệp.

Giá thuê văn phòng ảo dao động từ vào trăm nghìn đến vài triệu đồng một tháng đối với những loại hình dịch vụ khác nhau đi kèm với những gói thuê linh động. Tùy theo từng đơn vị cho thuê văn phòng ảo, sẽ có từ 3 đến 4 gói thuê như cơ bản, trung bình, nâng cao và thuê chỗ ngồi làm việc hoặc phòng làm việc riêng. 

Giới chuyên gia cũng nhận định rằng, văn phòng ảo chỉ là một thị trường ngách và chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ. Với những doanh nghiệp quy mô vừa (trung bình) sẽ cân nhắc lựa chọn thuê các mặt bằng làm việc riêng, khi mức giá cho thuê mặt bằng văn phòng nhà phố đang khá rẻ do tác động của Covid-19.