Nhân viên vất vả hơn khi có giải pháp chuyển đổi số

Ông Đào Quang Dũng, Tổng giám đốc Eastern Sun Việt Nam – đơn vị chuyên cung cấp giải pháp chuyển đổi số chia sẻ, dịch Covid-19 đã thay đổi phương thức hợp tác giữa các doanh nghiệp. Nhiều khách hàng nước ngoài do không thể trực tiếp làm việc với đối tác Việt Nam nên đã yêu cầu kiểm định quy trình sản xuất thông qua công nghệ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt đã bỏ lỡ cơ hội này khi chưa kịp đầu tư hệ thống chuyển đổi số.

“Đối tác bên Nhật, Mỹ, châu Âu mong muốn có thể kiểm soát được tiến độ sản xuất ngay trên chuyền để ra quyết định đặt hàng. Nhưng nhiều doanh nghiệp đã mất đơn hàng vì không có hệ thống quản lý sản xuất, do đó, đối tác nước ngoài chuyển sang nhà cung cấp khác phù hợp” - ông Quang Dũng kể.

Đây chỉ là một ví dụ về hệ quả khi doanh nghiệp không áp dụng chuyển đổi số. Thực tế, lợi ích cũng như hệ quả của việc chậm chạp trong chuyển đổi số gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh đã được rất nhiều chuyên gia phân tích. Thế nhưng, ở chiều ngược lại, ngay cả những doanh nghiệp sẵn sàng chi hàng tỷ đồng cho chuyển đổi số, nhưng kết quả cũng không mấy khả quan.

Là một người chuyên tư vấn chuyển đổi số cho doanh nghiệp, ông Trần Kiên Dũng – Chuyên gia cao cấp ISO, Giám đốc ProfM Việt Nam cho biết, hiện rất nhiều doanh nghiệp đã nhận thức tầm quan trọng của chuyển đổi số và sẵn sàng chi tiền mua giải pháp chuyển đổi số. Trên thị trường cũng có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi số với nhiều giải pháp, mô hình khác nhau và khi chào bán sản phẩm đều mong muốn khách hàng sử dụng tối đa các giải pháp của họ.

Tuy nhiên, không phải cứ có giải pháp chuyển đổi số tốt là sẽ phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Điều này dẫn đến hệ quả nhiều doanh nghiệp bỏ ra số tiền rất lớn để chuyển đổi số nhưng không thể áp dụng, hoặc nếu có thể áp dụng cũng không phát huy hoàn toàn khả năng của họ. Thậm chí, nhiều doanh nghiêp đang dùng nửa chừng phải bỏ bởi thực sự rất nhiều giải pháp không phù hợp với họ.

“Nhiều doanh nghiệp tâm sự với tôi rằng, trước đây, khi chưa áp dụng một số phần mềm chuyển đổi số thì doanh nghiệp vẫn vận hành khá trơn tru. Nhưng khi bỏ 1-2 tỷ mua phần mềm, giải pháp, đào tạo cho nhân viên, áp dụng một thời gian thì nhân viên kêu trời, thay vì làm 8 tiếng/ngày thì giờ đây, họ phải làm 12 tiếng/ngày. Tức là họ vẫn phải làm theo cách truyền thống nhưng lại thêm thời gian nhập liệu vào phần mềm.

Hay trước đây, có những yêu cầu đưa ra chỉ khoảng 1-2 tiếng là được phê duyệt. Nhưng khi áp dụng phần mềm, chỉ một vài lý do nhỏ nào đó, phần mềm tự động dừng lại hay phải đợi sếp phê duyệt mới có thể chuyển tiếp sang bước khác. Đôi khi điều này khiến công việc đình trệ 2-3 ngày” - ông Kiên Dũng chia sẻ.

Như vậy, có thể thấy, việc áp dụng giải pháp chuyển đổi số không phù hợp đôi khi còn trở thành gánh nặng của doanh nghiệp thay vì là công cụ giúp họ kinh doanh và đạt lợi nhuận tốt hơn.

Nguồn cơn của việc chuyển đổi số kém hiệu quả

Nguyên nhân của chuyển đổi số trong doanh nghiệp không đạt hiệu quả được ông Trần Kiên Dũng chỉ ra vẫn là doanh nghiệp không có chiến lược chuyển đổi số phù hợp, không tự xác định được chính xác liệu hệ thống đã sẵn sàng chuyển đổi số hay chưa và chưa xác định được giải pháp chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi hàng triệu đô để mua phần mềm từ các nhà cung cấp nước ngoài, các giải pháp chuyển đổi số rất thành công ở thị trường Mỹ, châu Âu nhưng khi đưa về Việt Nam, với văn hóa. phong cách kinh doanh, sản xuất và hệ thống quản trị khác thì chưa chắc phù hợp. Bởi các nhà cung cấp giải pháp đơn thuần chỉ là người bán sản phẩm, không phải nhà tư vấn về quản trị, những giải pháp đưa ra không ăn khớp với hệ thống quản trị của doanh nghiệp Việt Nam, sau một thời gian ngắn sẽ xảy ra sự cố.

“Doanh nghiệp sẵn sàng chi tiền mua các giải pháp chuyển đổi số nhưng lại tiếc tiền thuê đơn vị tư vấn, giám sát chuyển đổi số, dẫn đến tình trạng giải pháp mua về không ăn khớp với hệ thống quản trị của doanh nghiệp, gây lãng phí nhiều hơn” - ông Trần Kiên Dũng nhấn mạnh.

Một khía cạnh khác, theo ông Đào Quang Dũng, hiện một doanh nghiệp đang sử dụng rất nhiều loại phần mềm, nếu các phần mềm không thể kết nối và liên thông được với nhau sẽ khiến dữ liệu bị đứt quãng, khó đồng nhất, thậm chí làm sai lệch dữ liệu, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp.

Vì vậy, ông Quang Dũng cho rằng, đối với doanh nghiệp siêu nhỏ (dưới 10 nhân sự) nên chuyển đổi số một cách đơn giản bằng việc chuyển sang dùng các nền tảng sẵn có như Microsoft Office Online, không cần đến các phần mềm “đao to búa lớn” là cũng có thể hỗ trợ hoạt động hiệu quả.

Đối với doanh nghiệp lớn hơn, từ 50-100 nhân sự, có quy trình làm việc phức tạp hơn thì buộc phải ứng dụng giải pháp chuyển đổi số, nếu không sẽ mất kiểm soát dữ liệu và hoạt động. Tuy nhiên, trước khi doanh nghiệp áp dụng giải pháp chuyển đổi số thì cần chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và chiến lược, đánh giá và đào tạo nhân sự. “Tránh việc chúng ta đi tìm các giải pháp nhưng doanh nghiệp chưa có sự chuẩn bị gì cả, tôi nghĩ nếu vậy 80-90% thất bại” - ông Dũng nói.

Ở góc độ chuyên gia hệ thống, ông Trần Kiên Dũng khuyến nghị doanh nghiệp nên áp dụng Bộ Tiêu chuẩn ISO 27000 (là hệ thống tiêu chuẩn về hệ thống bảo mật và quản lý an ninh thông tin) để bảo vệ hệ thống quản trị doanh nghiệp khi tiến hành chuyển đổi số hay áp dụng nhiều ứng dụng số hóa.