Giao dịch số lên ngôi trong thời Covid-19

Đối với việc kí kết hợp đồng hợp tác, trước đây, các công ty thường mất từ 3-5 ngày để hai bên hoàn tất. Tuy nhiên vì nhiều lý do, khách hàng không thể trình ký và chuyển giao hợp đồng lại ngay lập tức như lãnh đạo đi công tác, đang ở nước ngoài…

Đặc biệt, trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh, việc áp dụng Chỉ thị 16 tại nhiều tỉnh thành khiến hoạt động tiếp cận khách hàng, tương tác và chuyển giao hợp đồng lại càng khó khăn hơn. Để đảm bảo sự kết nối thương mại, nhiều công ty đã ứng dụng giao dịch số để duy trì sự hợp tác với khách hàng.

Ông Bùi Ngọc Quý, Giám đốc Công ty TNHH BNQ Global (cung cấp dịch vụ logistics, khai báo hải quan, quản trị hàng hóa quốc tế và nội địa) cho hay, mặc dù các cơ quan quản lý chưa yêu cầu bắt buộc với việc kí kết hợp đồng điện tử như hóa đơn điện tử, tuy nhiên, trước yêu cầu đảm bảo kết nối thương mại trong bối cảnh dịch Covid- 19, công ty đã thực hiện việc kí kết hợp đồng điện tử, song song với khách hàng kí hợp đồng giấy.

Việc chuyển hướng sử dụng hợp đồng điện tử cũng là lựa chọn của Công ty TNHH Kiểm toán Winwin. Ứng dụng hợp đồng điện tử cho phép đơn vị này thực hiện toàn bộ quy trình từ khởi tạo hợp đồng, xác định vai trò kí, kí kết và lưu trữ, quản lý hợp đồng trên cùng một nền tảng số. Từ đó, giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình, giảm chi phí quản lý hợp đồng.

“Doanh nghiệp dễ dàng thực hiện kí kết hàng loạt hợp đồng chỉ trong thời gian tính bằng phút. Việc ứng dụng giải pháp này giúp chúng tôi tiết kiệm được chi phí in ấn, chuyển phát cũng như và tiết kiệm phần lớn chi phí kiểm soát hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý… Đặc biệt, giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc hợp đồng, không làm gián đoạn việc kí kết từ bất kì lý do nào”, bà Huỳnh Thị Bích Nghĩa, Kế toán trưởng Công ty Winwin cho biết.

Cẩn trọng trước mặt trái của lưỡi dao

Việc công nghệ thông tin phát triển một mặt giúp hoạt động kinh doanh, giao thương của doanh nghiệp trở nên dễ dàng, thuận lợi nhưng mặt khác cũng là kẽ hở để nhiều đối tượng lừa đảo, trục lợi.

Thời quan vừa qua, các Thương vụ Việt Nam tại nước ngoài liên tục cảnh báo về tình trạng lừa đảo qua giao dịch thương mại trực tuyến, đến từ các đối tác quốc tế.

Đánh vào tâm lý chủ quan, mong muốn bán được hàng của doanh nghiệp Việt, các đối tượng nước ngoài thường ít đàm phán mặc cả, chấp nhận giá cao. Trong khi các doanh nghiệp Việt Nam mong muốn bán được hàng, nên dù nghiệp vụ ngoại thương hạn chế, vẫn dễ dàng chấp nhận với đề nghị như yêu cầu đặt cọc để nhận khoản tiền đầu tư, chấp nhận thanh toán và nhận chứng từ hoặc làm các thủ tục giấy tờ tại nước ngoài.

Cùng với việc giao thương trực tuyến giữa các doanh nghiệp gia tăng thì các thủ đoạn lừa đảo ngày càng tinh vi hơn. Nhiều đối tượng xâm nhập địa chỉ email của 2 bên doanh nghiệp đang có giao dịch, theo dõi tiến trình đàm phán, khi bên mua chuẩn bị chuyển tiền thì đối tượng sẽ tấn công email hoặc tạo tài khoản email giả mạo để gửi thông tin tài khoản, khi bên mua chuyển tiền vào tài khoản lừa đảo, đối tượng lập tức rút tiền và biến mất.

Để giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong giao dịch trực tuyến, ông Bùi Trung Thướng - Tham tán Thương mại Việt Nam tại Ấn Độ khuyến cáo, doanh nghiệp trước khi đặt bút kí hợp đồng với các đối tác cần kiểm tra kĩ lưỡng hồ sơ giấy tờ, thông tin doanh nghiệp, sản phẩm.

"Đặc biệt doanh nghiệp nên hạn chế thanh toán đặt cọc trước cho đối tác, và tuyệt đối không chấp nhận các điều khoản thanh toán bất lợi như D/A (nhờ thu chấp nhận chứng từ); D/P (giao tiền thì giao chứng từ) trả chậm, hoặc cho khách hàng nợ tiền hàng. Thay vào đó, doanh nghiệp nên áp dụng hình thức thanh toán an toàn hơn như tín dụng thư không hủy ngang, bảo lãnh ngân hàng", ông Thướng nhấn mạnh.

Về phía mình, doanh nghiệp Việt Nam phải chú trọng nâng cao nghiệp vụ ngoại thương và xây dựng một đội ngũ làm công tác thương mại tốt để kiểm soát rủi ro trong giao dịch quốc tế. Đồng thời, doanh nghiệp nên kết hợp chặt chẽ với các Thương vụ Việt Nam tại nước ngoài để nắm bắt thông tin kịp thời về thị trường và để được hỗ trợ khi cần thiết.