Khi "copy – paste" tạo ra lỗ hổng

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường giải quyết vấn đề quy chế theo cách "làm cho có" hoặc tải các biểu mẫu miễn phí trên mạng về chỉnh sửa sơ sài. Tuy nhiên, khi cơ quan chức năng kiểm tra, bộ hồ sơ này hoàn toàn không chứng minh được tính thực tế và hợp lý của chi phí.

Cụ thể, với các biểu mẫu liên quan đến tiền lương, thưởng, công tác phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhiều công ty chi trả những chi phí này nhưng không có Quy chế lương, thưởng rõ ràng hoặc hợp đồng lao động thiếu các điều khoản chi tiết. Hậu quả là toàn bộ chi phí này có nguy cơ bị cơ quan chức năng loại khỏi chi phí hợp lý.

Một trường hợp khác, bảng lương phân bổ thiếu logic, chi vượt định mức hoặc không thống nhất, thiếu liên kết giữa hợp đồng lao động,thang lương, bảng chấm công và bảng thanh toán lương. Điều này vô tình khiến các doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro bị truy thu bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân.

Trường hợp xấu nhất, khi tranh chấp lao động kéo dài, các doanh nghiệp thường thiếu Nội quy lao động đăng ký chuẩn với Uỷ ban nhân dân nơi doanh nghiệp đặt trụ sở khiến đơn vị sử dụng lao động rơi vào thế yếu khi xử lý kỷ luật hoặc sa thải nhân sự vi phạm.

Nói cách khác, việc thiếu hụt bộ văn bản chuẩn hóa khiến doanh nghiệp giống như "mặc áo giáp giấy" trước các rủi ro pháp lý và tài chính.

Bộ Giải pháp Quản trị Doanh nghiệp GMAX: Lá chắn bảo vệ toàn diện

Đứng trước thực trạng đó, Bộ giải pháp Quản trị doanh nghiệp GMAX do Công ty TNHH GMAX Việt Nam thiết kế hoàn chỉnh theo các quy định của pháp luật hiện hành, giúp doanh nghiệp giải quyết “bài toán” về biểu mẫu của doanh nghiệp, xây dựng bộ khung pháp lý và vận hành chuẩn hóa, bảo vệ tối đa chi phí hợp lý và tối ưu hiệu suất làm việc.

Bộ giải pháp Quản trị doanh nghiệp GMAX cung cấp giải pháp toàn diện với những quy chế chặt chẽ, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành dành cho các doanh nghiệp – đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm:

Hệ thống Quy chế & Định mức: Quy chế lương, thưởng, phúc lợi, khoán chi, công tác phí chuẩn xác, tối ưu chi phí thuế TNDN và BHXH.

Các biểu mẫu Hợp đồng & Văn bản chuẩn luật: Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng khoán, hợp đồng cộng tác viên (CTV) và Nội quy lao động chuẩn pháp lý.

Công cụ Đo lường & Vận hành: Hệ thống mẫu KPI, Bảng phân bổ lương, Nội quy và hồ sơ kèm theo để nộp lên UBND

Các giải pháp này được GMAX xây dựng theo cơ chế đồng hành linh hoạt và phù hợp theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Theo ý tưởng này, để phù hợp với quy mô và nguồn lực của từng đơn vị, giải pháp của GMAX thiết kế theo 3 cấp độ hỗ trợ:

-         Cấp độ giải pháp – Giá trị nhận được – Đối tượng phù hợp.

-         Bộ Biểu Mẫu Chuẩn – Hệ thống tài liệu, quy chế, hợp đồng mẫu ứng dụng ngay. – Doanh nghiệp muốn tự triển khai, tối ưu chi phí.

-         Chương Trình Workshop – Bộ tài liệu chuẩn kèm chuỗi Workshop hướng dẫn thiết lập hệ thống bài bản. – Doanh nghiệp cần tư vấn thiết kế hệ thống chuẩn chỉnh.

Ngoài trọn Bộ Giải Pháp trên, GMAX cũng cung cấp thêm các tài liệu kèm theo, các buổi Workshop tập huấn cho nhân sự và đồng hành 12 tháng cùng doanh nghiệp khắc phục những tồn tại; đồng thời cập nhật các biểu mẫu miễn phí năm đầu tiên cho khách hàng đã sử dụng Bộ Giải Pháp GMAX.

Với cách tiếp cận từ việc chuẩn hóa hệ thống văn bản, quy chế đến hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình triển khai, Bộ giải pháp Quản trị Doanh nghiệp GMAX hướng tới việc hỗ trợ các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ động hơn trong quản trị nhân sự, kiểm soát chi phí và tuân thủ các quy định pháp luật. Thay vì xử lý từng vấn đề riêng lẻ khi phát sinh, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống đồng bộ ngay từ đầu, trong đó các quy chế, hợp đồng, định mức và biểu mẫu được liên kết với nhau và phù hợp với thực tế vận hành.

Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp hạn chế những khoảng trống trong quản trị, giảm thiểu các rủi ro có thể phát sinh liên quan đến tiền lương, thuế, bảo hiểm xã hội và quan hệ lao động. Quan trọng hơn, một hệ thống quản trị được chuẩn hóa sẽ giúp doanh nghiệp có nền tảng rõ ràng để mở rộng quy mô, nâng cao hiệu quả vận hành và chủ động thích ứng với những yêu cầu mới của môi trường kinh doanh.

Bài viết của Chuyên gia Hoàng Giải Pháp – Chuyên gia Quản trị & Tuân thủ Doanh nghiệp

Chuyên gia Hoàng Giải Pháp: 

Hoàng Giải Pháp là Chuyên gia tư vấn Quản trị và Tuân thủ Doanh nghiệp. Với gần 10 năm kinh nghiệm thực chiến đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp SME tại Việt Nam, Anh đã hỗ trợ các CEO, Kế toán và HCNS tháo gỡ hàng loạt rủi ro về pháp lý lao động, BHXH và chi phí thuế, giúp doanh nghiệp an tâm tăng trưởng bền vững. 

Trong suốt thời gian đồng hành cùng doanh nghiệp, Hoàng Giải Pháp đã giúp cho các doanh nghiệp:

1. Tối ưu hàng tỷ đồng chi phí hợp lý: Tư vấn tái cấu trúc hồ sơ nhân sự, bảng lương và quy chế chi tiêu nội bộ, giúp doanh nghiệp SME chuyển đổi thành công hàng tỷ đồng chi phí thành chi phí được trừ hợp lý khi tính thuế TNDN.

2. Số hóa và chuẩn hóa quy trình HCNS: Xây dựng và chuyển giao trọn gói bộ Quy chế nội bộ - Nội quy lao động - Thỏa ước lao động tập thể chuẩn chỉnh cho hơn 200+ doanh nghiệp, giúp triệt tiêu 100% rủi ro tranh chấp lao động phát sinh. Chuẩn hóa hệ thống quản trị hôm nay là cách tiết kiệm chi phí rẻ nhất cho tương lai. Hãy trang bị cho doanh nghiệp bộ lá chắn pháp lý vững chắc ngay trước khi các rủi ro chi phí xuất hiện.

3. Tối ưu chi phí BHXH đúng luật: Thiết kế lại cơ cấu thu nhập (lương cơ bản, phụ cấp, phúc lợi) giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo quyền lợi cho người lao động, vừa tối ưu hóa dòng tiền đóng BHXH một cách hợp pháp.

4. Nâng tầm năng lực đội ngũ: Tổ chức hơn 30+ workshop thực chiến dành riêng cho các chủ doanh nghiệp (CEO), Kế toán và phòng HCNS về tư duy quản trị rủi ro và tuân thủ.

5. Đóng gói bộ công cụ thực thi: Sáng tạo và chia sẻ bộ biểu mẫu, checklist "vận hành tinh gọn" về lao động - tiền lương - thuế, giúp bộ phận HCNS và Kế toán có thể tự áp dụng và tự động hóa quy trình kiểm soát tại doanh nghiệp

Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ: 0983.850.734