ERP vẫn chạy, nhưng quản trị đã lệch

Trong làn sóng chuyển đổi số, ERP (hệ thống hoạch định nguồn nhân lực) của doanh nghiệp ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) như một công cụ giúp quản lý tài chính, vận hành và tăng trưởng. Thế nhưng, thực tế cho thấy nhiều dự án ERP sau khi triển khai không mang lại hiệu quả như kỳ vọng, thậm chí tạo thêm áp lực cho bộ máy quản lý. Nguyên nhân sâu xa không nằm ở phần mềm, mà ở nền tảng dữ liệu gốc chưa được chuẩn hóa.

ERP là hệ thống tích hợp, nơi mọi nghiệp vụ được liên thông thông qua các bộ mã như khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, chi phí, đơn vị tổ chức. Khi các bộ mã này không được thống nhất ngay từ đầu, hệ thống vẫn vận hành bình thường, vẫn sinh báo cáo, nhưng thông tin quản trị không còn phản ánh đúng thực tế.

Sai lệch dữ liệu gốc không dừng lại ở một khâu, mà lan sang toàn bộ hệ thống, khiến doanh nghiệp vô tình tự động hóa những sai lệch đó.

Những rủi ro ngầm thường không nhìn thấy

Thứ nhất, báo cáo quản trị thiếu nhất quán. Cùng một khách hàng, sản phẩm hay khoản chi phí nhưng được mã hóa khác nhau giữa các bộ phận sẽ dẫn đến số liệu tổng hợp không đồng nhất. Ban lãnh đạo phải mất thêm thời gian giải trình, đối chiếu, thậm chí quay lại xử lý thủ công. ERP khi đó không còn là công cụ hỗ trợ ra quyết định, mà chỉ mang tính tham khảo.

Thứ hai, gia tăng rủi ro tuân thủ. ERP gắn trực tiếp với kế toán, thuế, hóa đơn điện tử và kiểm toán. Nếu dữ liệu gốc không phản ánh đúng cấu trúc pháp lý, không phân tách rõ doanh thu – chi phí theo đơn vị chịu trách nhiệm, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro tuân thủ mà chỉ phát hiện khi có thanh tra, kiểm tra.

Thứ ba, chi phí ẩn phát sinh theo thời gian. Nhiều SME chỉ nhận ra vấn đề sau một thời gian vận hành: phải chỉnh sửa báo cáo, “vá” dữ liệu, hoặc thuê tư vấn điều chỉnh lại hệ thống. Chi phí khắc phục lúc này thường lớn hơn nhiều so với việc chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu, chưa kể đến sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.

Thứ tư, hạn chế khả năng mở rộng. Khi dữ liệu gốc không chuẩn, việc tích hợp thêm các công cụ phân tích, mở rộng chi nhánh hay thay đổi mô hình kinh doanh trở nên khó khăn. ERP dần bị thu hẹp vai trò, không thể trở thành nền tảng quản trị dài hạn cho doanh nghiệp.

Cảnh báo quản trị

ERP triển khai trên nền dữ liệu gốc không chuẩn giống như xây nhà trên móng yếu: ban đầu chưa thấy vấn đề, nhưng rủi ro sẽ gia tăng theo quy mô và thời gian vận hành.

Master Data không chỉ là việc của kỹ thuật

Trong nhiều dự án ERP, doanh nghiệp tập trung lựa chọn phần mềm, đàm phán chi phí, nhưng lại coi dữ liệu gốc là phần việc kỹ thuật của nhà cung cấp. Thực tế, Master Data Management là quyết định quản trị, phản ánh cách doanh nghiệp tổ chức, đo lường và kiểm soát hoạt động của chính mình.

Áp lực triển khai nhanh và tâm lý “làm trước, sửa sau” khiến nhiều SME bỏ qua bước nền tảng này, để rồi phải trả giá trong quá trình vận hành.

Làm gì trước khi triển khai ERP?

Trước khi đầu tư ERP, doanh nghiệp SME cần dành thời gian chuẩn hóa dữ liệu gốc như một bước bắt buộc. Việc này cần sự tham gia của lãnh đạo, tài chính – kế toán, kiểm soát nội bộ và bộ phận công nghệ thông tin. Dữ liệu gốc nên được xem là tài sản quản trị dài hạn, không phải hạng mục phụ trong dự án ERP.

Chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện phần mềm, mà là kỷ luật dữ liệu. Với SME, làm đúng ngay từ đầu chính là cách giảm rủi ro và tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất.